Membuat Data Nama dan Alama

Membuat Data Nama dan Alamat

Ini adalah form untuk pengisian data nama alamat, seperti data pelanggan, supplier, karyawan dan rekan usaha/lainnya. Anda dapat menampilkan form ini melalui Daftar Nama Alamat. Informasi minimal yang wajib Anda isi untuk membuat data alamat baru adalah ID, Perusahaan dan Tipe, sedangkan yang lainnya adalah informasi penunjang yang dapat Anda isi dikemudian hari. - ID, Isi dengan nama panggilan, singkatan nama atau kode dari nama pelanggan/supplier/pelanggan. - Perusahaan, Isi dengan nama perusahaan atau nama pelanggan/pemasok/karyawan, jika jenis data adalah perusahaan/company maka isi dengan nama perusahaan, jika jenis data adalah perorangan/personal maka isi dengan nama orang yang bersangkutan. - Mata Uang, Tentukan mata uang default untuk data nama ini, apakah menggunakan mata uang Rupiah, Dolar, atau yang lainnya. Jika pilihan mata uang yang Anda inginkan tidak tersedia, maka Anda dapat membuatnya terlebih dahulu melalui daftar mata uang (Fasilitas multi currency). Contoh : pelanggan A adalah pelanggan asing dimana sebagian besar transaksi akan menggunakan mata uang Dolar, maka pilihlah mata uang USD. Untuk selanjutnya secara otomatis Zahir akan memilih mata uang USD untuk setiap transaksi penjualan pelanggan A tersebut, namun jika pelanggan A melakukan transaksi menggunakan mata uang Rupiah, maka Anda dapat merubah mata uang transaksi melalui form transaksi penjualan, dimana perubahan mata uang ini bersifat sementara untuk satu transaksi. - Tipe, Pilih tipe data, apakah data nama ini adalah data pelanggan, supplier, atau yang lain. - Klasifikasi, Klik tombol bergambar mouse untuk memilih klasifikasi dari data nama ini. Fasilitas klasifikasi berguna untuk mengelompokkan pelanggan/supplier/karyawan berdasarkan hal-hal tertentu yang Anda anggap penting, misalkan klasifikasi berdasarkan wilayah geografis, gender, kelas badan hukum, atau yang lainnya. Dengan memanfaatkan fasilitas klasifikasi, Anda akan lebih mudah menganalisa kinerja pelanggan/supplier atau karyawan per masing-masing klasifikasinya, baik melalui laporan maupun grafik. - Kontak person, Isilah dengan nama penanggung jawab perusahaan atau nama yang menjadi penghubung Anda dengan perusahaan tersebut. - Jabatan, Isilah jabatan dari kontak person. - Jenis, Pilih jenis dari data nama alamat ini, apakah nama tersebut merupakan nama perusahaan atau nama perorangan. - Golongan, Klik tombol bergambar mouse untuk memilih golongan dari data nama ini. Fasilitas golongan berguna untuk mengelompokkan pelanggan/supplier/karyawan berdasarkan hal-hal tertentu yang Anda anggap penting (sebagai tambahan dari klasifikasi), seperti pembagian golongan pelanggan menjadi pelanggan grosir atau pelanggan eceran. Fasilitas golongan diperlukan sebagai syarat penentuan discount dan harga jual otomatis berdasarkan golongan pelanggan, yang ditentukan di data barang. Fasilitas golongan juga diperlukan dalam penentuan komisi salesman. - NPWP, Isilah dengan nomor pokok wajib pajak dari pelanggan/supplier, berguna untuk pencetakan faktur pajak penjualan. - Batas kredit, Sebagai informasi berapa maksimum nilai total piutang pelanggan yang berasal dari penjualan kredit. Dengan mengisi nilai batas kredit, Zahir secara otomatis menolak posting transaksi penjualan kredit jika transaksi tersebut menyebabkan total nilai piutang usaha dari pelanggan melebihi batas yang ditentukan. Catatan : untuk supplier, nilai batas kredit hanya bersifat sebagai informasi saja dan tidak mempengaruhi transaksi pembelian. - Telpon 1, Isilah dengan nomor telpon ke-1. - Telpon 2, Isilah dengan nomor telpon ke-2. - Fax, Isilah dengan nomor faximile - Hp, Isi dengan nomor handphone/mobilephone. - Email, Isilah dengan alamat email - Website, Isilah dengan alamat di website (situs internet). Klik tab Alamat dan Catatan untuk mengisi informasi alamat dan memberikan catatan, klik tab Umum untuk kembali ke halaman depan seperti yang tampil pada gambar diatas. Lihat informasi tentang Alamat, Foto dan Catatan untuk mengisi alamat, foto dan catatan. Klik tombol ini untuk membuat data nama alamat baru, tanpa perlu menutup form. Catatan : Data yang baru saja Anda buat akan secara otomatis direkam jika tombol ini ditekan. Berguna untuk menginformasikan aturan pembayaran kepada pelanggan, yaitu; Anda akan memberikan discount kepada pelanggan sebesar Discount Awal jika pelanggan membayar piutang selama Hari Discount dan menarik denda sebesar Denda Keterlambatan jika pembayaran dilakukan diatas Hari Jatuh Tempo. Contoh : Term 2% 5 Net 30 : - Hari Discount : 5 - Discount Awal : 2% - Hari Jatuh Tempo : 30 Hari - Denda Keterlambatan : 2% Artinya Anda akan memberikan discount sebesar 2% jika pembayaran dilakukan dalam 5 hari setelah transaksi dan akan menarik denda 2% jika pembayaran dilakukan diatas 30 hari. Catatan : Nilai yang Anda tentukan disini merupakan nilai default, dimana nilai tersebut secara otomatis digunakan oleh transaksi penjualan/pembelian setiap Anda memilih pelanggan/supplier, namun Anda tetap dapat mengganti nilai-nilai tersebut melalui transaksi penjualan/pembelian, dimana perubahan tersebut bersifat sementara yaitu berlaku hanya untuk satu transaksi saja. Klik tombol Rekam untuk merekam data II. Data Dan Rekening Membuat Anggaran pada Program Zahir Accounting Setiap perusahaan atau pelaku bisnis tentunya perlu membuat anggaran untuk setiap pos pada kode rekening yang dimiliki misalnya untuk membuat anggaran biaya oprasional, biaya non operasional atau yang lainnya. Pada program Zahir Accounting kita dapat membuat anggaran tersebut untuk setiap pos setiap bulan dalam 1 tahun, berikut ini cara pengisiannya: Pertama, buka menu Data-data > Data Rekening: Klik kanan pada kode akun yang akan dibuat anggarannya lalu pilih anggaran: Setelah klik kanan pada kode akun tersebut muncullah tampilan seperti ini: Setelah muncul tampilan seperti di atas isi anggaran pada kolom anggaran. Jika sudah diisi semua, klik selesai. Lakukan hal yang sama untuk kode akun yang lainnya. Laporan yang akan terbentuk dapat dilihat pada menu Laporan > Laporan Keuangan. Pilih Laporan Neraca Anggaran vs Realisasi atau Laporan Laba Rugi Anggaran vs Realisasi. Seperti itulah langkah-langkah untuk membuat anggaran pada program Zahir Accounting. Ketika ingin melihat Daftar Hutang Usaha muncul Error : "Aritmatic Acception Numeric Over Flow or String Transaction...?" Jika muncul warning seperti itu, lakukan langkah di bawah: 1. Pastikan Zahir menggunakan fasilitas multicurrency atau tidak. Jika menggunakan multicurrency pastikan setiap mata uang di data mata uang sudah memiliki nilai tukar atau exchange rate-nya (tidak boleh NOL). 2. Cek data nama alamat, adakah Vendor atau Customer yang tidak terdapat mata uang pada kolom mata uang. Isikan mata uang yang sesuai. Ketika membuat akun baru dan mengetik kode akun, muncul pesan "is not a valid integer value for field 'KODE' Hal itu disebabkan oleh adanya tanda dash (-) pada kode yang diketik. Langkah yang benar yaitu klik Data-data > Data rekening > klik baru > tentukan klasifikasinya> isi kode akunnya tanpa tanda dash (-). Hal lainnya adalah ketika input transaksi atau field yang mengandung nominal berisikan ketikan tanda seperti titik, koma, dash, petik, dll. Pastikan field yang mengandung nominal hanya berisi angka tanpa tanda pemisah apapun. Jika pesan itu sudah telanjur muncul, klik OK pada pesan itu kemudian delete field yang dimaksud lalu ketik ulang dengan angka saja.